คีย์ลัดที่ใช้ได้ทั้ง Google Docs และ Word

บทเรียนนี้ช่วยเรื่องอะไร

บทเรียนนี้ช่วยให้เดือนทำงานเอกสารได้เร็วขึ้น โดยไม่ต้องเลื่อนเมาส์ไปหาปุ่มทุกครั้ง

คีย์ลัดหลายอย่างใช้ได้คล้ายกันทั้ง Google Docs และ Microsoft Word โดยเฉพาะคำสั่งพื้นฐาน เช่น คัดลอก วาง บันทึก และย้อนกลับ

คีย์ลัดคืออะไร

คีย์ลัดคือการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์พร้อมกัน เพื่อสั่งงานบางอย่าง

ตัวอย่างเช่น กด Ctrl ค้างไว้ แล้วกด C หมายถึงคัดลอกข้อความที่เลือกไว้

ไม่จำเป็นต้องจำทั้งหมดในครั้งเดียว เริ่มจากคีย์ลัดที่ใช้บ่อยที่สุดก่อนก็พอ

ก่อนใช้คีย์ลัด ต้องเลือกสิ่งที่ต้องการก่อน

บางคำสั่งต้องเลือกข้อความก่อนจึงจะทำงานถูกต้อง

เช่น ถ้าต้องการคัดลอกประโยคหนึ่ง ให้ลากเมาส์เลือกประโยคนั้นก่อน แล้วค่อยกด Ctrl + C

ถ้าต้องการทำคำหนึ่งให้เป็นตัวหนา ให้เลือกคำนั้นก่อน แล้วค่อยกด Ctrl + B

คีย์ลัดสำหรับแก้ไขข้อความ

คีย์ลัดกลุ่มนี้ใช้บ่อยมากเวลาเขียนเอกสาร

• Ctrl + C: คัดลอกข้อความหรือสิ่งที่เลือกไว้
• Ctrl + V: วางสิ่งที่คัดลอกไว้
• Ctrl + X: ตัดข้อความออกจากที่เดิม
• Ctrl + A: เลือกทั้งหมดในเอกสาร
• Ctrl + Z: ย้อนกลับเมื่อทำผิด

ถ้าเผลอลบข้อความหรือจัดผิด ให้ลองกด Ctrl + Z ก่อนตกใจ

คีย์ลัดสำหรับบันทึกและพิมพ์

คีย์ลัดกลุ่มนี้ช่วยลดความเสี่ยงงานหาย และช่วยเปิดหน้าต่างพิมพ์ได้เร็ว

• Ctrl + S: บันทึกงาน
• Ctrl + P: เปิดหน้าต่างพิมพ์

ใน Microsoft Word ควรกด Ctrl + S เป็นระยะ โดยเฉพาะหลังพิมพ์ข้อความสำคัญ

ใน Google Docs มักบันทึกอัตโนมัติ แต่ Ctrl + S ยังเป็นนิสัยที่ดี เพราะช่วยให้จำเรื่องการบันทึกงานได้

เมื่อกด Ctrl + P แล้วยังไม่ต้องพิมพ์ทันที ให้ตรวจชื่อเครื่องพิมพ์ จำนวนหน้า และจำนวนชุดก่อน

คีย์ลัดสำหรับจัดรูปแบบ

คีย์ลัดเหล่านี้ช่วยปรับหน้าตาข้อความอย่างรวดเร็ว

• Ctrl + B: ทำตัวหนา
• Ctrl + I: ทำตัวเอียง
• Ctrl + U: ขีดเส้นใต้

ควรใช้กับหัวข้อหรือคำสำคัญเท่านั้น ถ้าใช้ทั้งหน้า เอกสารจะดูแน่นและอ่านยาก

ใช้ใน Google Docs กับ Word ต่างกันไหม

คำสั่งพื้นฐานส่วนใหญ่คล้ายกันมากใน Windows

ถ้าใช้ Google Docs ต้องคลิกอยู่ในหน้าเอกสารก่อน แป้นพิมพ์จึงส่งคำสั่งไปที่เอกสาร

ถ้าใช้ Microsoft Word ต้องเปิดไฟล์เอกสารอยู่ แล้วคลิกในพื้นที่พิมพ์ก่อนเช่นกัน

ถ้าใช้ Mac หลายคำสั่งจะเปลี่ยนจาก Ctrl เป็น Command เช่น Command + C และ Command + V

ลำดับที่ควรฝึกก่อน

ถ้าเพิ่งเริ่มใช้คีย์ลัด ให้ฝึกตามลำดับนี้:

1. Ctrl + C และ Ctrl + V สำหรับคัดลอกและวาง
2. Ctrl + Z สำหรับย้อนกลับเมื่อทำผิด
3. Ctrl + S สำหรับบันทึก
4. Ctrl + B สำหรับทำหัวข้อให้เด่นขึ้น
5. Ctrl + P สำหรับเปิดหน้าต่างพิมพ์

ฝึกทีละน้อยจะจำได้ดีกว่าพยายามจำทั้งหมดพร้อมกัน

แบบฝึกเล็ก ๆ

ลองเปิด Google Docs หรือ Word แล้วพิมพ์ประโยคนี้:

วันนี้ฉันฝึกใช้คีย์ลัดในเอกสาร

จากนั้นลองทำตามนี้:

1. เลือกทั้งประโยค แล้วกด Ctrl + C
2. คลิกบรรทัดใหม่ แล้วกด Ctrl + V
3. เลือกคำว่า คีย์ลัด แล้วกด Ctrl + B
4. กด Ctrl + Z เพื่อย้อนกลับหนึ่งครั้ง
5. กด Ctrl + S เพื่อบันทึก

ถ้าเห็นผลลัพธ์เปลี่ยนไป แปลว่าคีย์ลัดทำงานแล้ว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ข้อผิดพลาดแรกคือไม่ได้เลือกข้อความก่อนกดคีย์ลัด ทำให้คำสั่งไม่เปลี่ยนข้อความที่ต้องการ

ข้อผิดพลาดที่สองคือกดปุ่มไม่พร้อมกัน ให้กด Ctrl ค้างไว้ก่อน แล้วค่อยกดตัวอักษรอีกปุ่ม

อีกเรื่องคือกด Ctrl + P แล้วคิดว่าต้องพิมพ์ทันที จริง ๆ แล้วเป็นแค่การเปิดหน้าต่างพิมพ์ ยังสามารถกดยกเลิกได้

สรุปสั้น ๆ

คีย์ลัดที่ใช้ได้ทั้ง Google Docs และ Word ช่วยให้ทำงานเอกสารเร็วขึ้น เริ่มจาก Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + Z, Ctrl + S, Ctrl + B และ Ctrl + P ก่อน เมื่อใช้บ่อย ๆ มือจะจำได้เอง