ใช้ Google Docs เพื่อแชร์และดาวน์โหลดเอกสาร

บทเรียนนี้ช่วยเรื่องอะไร

บทเรียนนี้ช่วยให้เดือนใช้ Google Docs ได้มากกว่าแค่พิมพ์ข้อความ

หลังจากเขียนเอกสารแล้ว เดือนจะรู้วิธีตั้งชื่อ แชร์ให้คนอื่น และดาวน์โหลดไฟล์เก็บไว้ในเครื่อง

Google Docs ทำงานผ่านเว็บและบันทึกไว้ใน Google Drive เป็นหลัก

ข้อดีคือเอกสารมักบันทึกให้อัตโนมัติ และสามารถเปิดจากเครื่องอื่นได้ถ้าเข้าสู่ระบบบัญชี Google เดียวกัน

แต่เพราะเอกสารอยู่ในบัญชีออนไลน์ เดือนจึงควรระวังเรื่องการแชร์ ไม่ควรเปิดสิทธิ์ให้ทุกคนแก้ไขถ้าไม่จำเป็น

เมื่อสร้างเอกสารใหม่ Google Docs อาจตั้งชื่อชั่วคราวให้ เช่น เอกสารไม่มีชื่อ

ควรเปลี่ยนชื่อทันที:

ตัวอย่างชื่อที่ดีคือ บันทึกเรียนคอมพิวเตอร์ หรือ รายการเอกสารที่ต้องเตรียม

ชื่อที่ชัดเจนช่วยให้ค้นหาใน Google Drive ได้ง่ายขึ้นมาก

Google Docs เหมาะกับการส่งเอกสารให้คนอื่นดูหรือช่วยแก้

วิธีแชร์แบบปลอดภัย:

สิทธิ์ที่เจอบ่อยมีสามแบบ:

ถ้าแค่ให้คนอื่นอ่าน ควรเลือก Viewer ก่อน

บางครั้ง Google Docs มีตัวเลือกแชร์ด้วยลิงก์

ถ้าเลือกให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึงได้ คนที่ได้รับลิงก์ต่อก็อาจเปิดเอกสารได้เช่นกัน

สำหรับเอกสารส่วนตัว ควรแชร์ด้วยอีเมลเฉพาะคนมากกว่าการเปิดลิงก์สาธารณะ

ถ้าต้องส่งไฟล์ให้คนที่ไม่ได้ใช้ Google Docs สามารถดาวน์โหลดออกมาได้

ตัวเลือกที่ใช้บ่อย:

วิธีดาวน์โหลด:

หลังดาวน์โหลดแล้ว ควรเปิดไฟล์ที่ได้มาดูอีกครั้ง เพื่อเช็กว่าข้อความและหน้าเอกสารยังเรียบร้อย

ลองสร้างเอกสารชื่อ แบบฝึกแชร์ Google Docs

จากนั้นพิมพ์ข้อความ 3 บรรทัด แล้วลองทำสิ่งเหล่านี้:

ถ้ายังไม่อยากแชร์จริง ให้ฝึกแค่ตั้งชื่อและดาวน์โหลดก่อนก็ได้

ข้อผิดพลาดแรกคือไม่ได้ตั้งชื่อเอกสาร ทำให้กลับมาหาใน Google Drive ยาก

ข้อผิดพลาดที่สองคือให้สิทธิ์ Editor ทั้งที่ต้องการให้คนอื่นดูอย่างเดียว ควรเช็กสิทธิ์ก่อนกดส่งทุกครั้ง

อีกเรื่องคือดาวน์โหลดไฟล์แล้วไม่เปิดตรวจ ทำให้ไม่รู้ว่าหน้ากระดาษหรือฟอนต์เปลี่ยนไปหรือไม่

Google Docs เหมาะกับการทำเอกสารออนไลน์ ตั้งชื่อให้ชัด แชร์ด้วยสิทธิ์ที่เหมาะสม และดาวน์โหลดเป็น Word หรือ PDF เมื่อต้องส่งไฟล์ออกไปใช้นอก Google Docs