พิมพ์งานด้วย Microsoft Word แบบง่าย

บทเรียนนี้ช่วยเรื่องอะไร

บทเรียนนี้ช่วยให้เดือนเริ่มใช้ Microsoft Word เพื่อพิมพ์เอกสารพื้นฐานได้ด้วยตัวเอง

เหมาะกับงานง่าย ๆ เช่น จดบันทึก ทำรายงานสั้น ๆ เขียนจดหมาย หรือพิมพ์รายการสิ่งที่ต้องทำ

Microsoft Word คืออะไร

Microsoft Word คือโปรแกรมสำหรับพิมพ์และจัดรูปแบบเอกสาร มักอยู่ในชุด Microsoft Office หรือ Microsoft 365

บางเครื่องมี Word ติดตั้งมาแล้ว แต่บางเครื่องอาจต้องซื้อ สมัครสมาชิก หรือเข้าสู่ระบบบัญชี Microsoft ก่อน จึงจะใช้งานได้ครบ

วิธีเปิด Word

1. คลิกปุ่ม Start
2. พิมพ์คำว่า Word
3. คลิก Microsoft Word
4. เลือกเอกสารเปล่า
5. คลิกบนหน้ากระดาษสีขาว
6. เริ่มพิมพ์ข้อความ

ถ้าเปิดแล้วเจอหน้าต่างให้ลงชื่อเข้าใช้ ให้ดูว่าเป็นบัญชี Microsoft ของตัวเองหรือไม่ ถ้าไม่แน่ใจ ควรถามคนที่ไว้ใจก่อน

พิมพ์ข้อความแรก

เมื่อเห็นหน้ากระดาษสีขาว ให้คลิกตรงพื้นที่เอกสาร แล้วลองพิมพ์ข้อความสั้น ๆ

ตัวอย่างเช่น:

1. ชื่อของตัวเอง
2. วันที่วันนี้
3. หัวข้อที่กำลังฝึก
4. ประโยคสั้น ๆ ว่า วันนี้ฉันฝึกใช้ Microsoft Word

ถ้าพิมพ์ผิด สามารถกด Backspace เพื่อลบตัวอักษรก่อนหน้าได้

จัดรูปแบบแบบพื้นฐาน

หลังจากพิมพ์ข้อความแล้ว เดือนสามารถลองจัดรูปแบบง่าย ๆ ได้

• ทำตัวหนา: เลือกข้อความ แล้วกด Ctrl + B
• ทำตัวเอียง: เลือกข้อความ แล้วกด Ctrl + I
• ขีดเส้นใต้: เลือกข้อความ แล้วกด Ctrl + U
• ขยายตัวอักษร: เลือกข้อความ แล้วปรับขนาดฟอนต์
• จัดกึ่งกลาง: เลือกบรรทัด แล้วกดปุ่มจัดกึ่งกลาง

ไม่จำเป็นต้องใช้ทุกอย่างพร้อมกัน เอกสารที่อ่านง่ายมักใช้รูปแบบเท่าที่จำเป็น

บันทึกไฟล์ให้หาเจอง่าย

การบันทึกไฟล์เป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะถ้าไม่บันทึก อาจกลับมาหางานไม่เจอ

วิธีบันทึก:

1. กด Ctrl + S
2. เลือกโฟลเดอร์ที่จำง่าย เช่น Documents
3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน
4. กด Save

ตัวอย่างชื่อไฟล์ที่ดีคือ แบบฝึก Word ครั้งแรก หรือ รายงานสั้นเรื่องคอมพิวเตอร์

ควรหลีกเลี่ยงชื่อไฟล์สั้นเกินไป เช่น งาน1 เพราะภายหลังอาจจำไม่ได้ว่าเป็นงานอะไร

เปิดไฟล์เดิมกลับมาแก้ไข

ถ้าต้องการแก้เอกสารเดิม ให้เปิด Word แล้วดูรายการไฟล์ล่าสุด

อีกวิธีคือเปิดโฟลเดอร์ Documents แล้วดับเบิลคลิกไฟล์ Word ที่เคยบันทึกไว้

เมื่อแก้เสร็จ ให้กด Ctrl + S อีกครั้ง เพื่อบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลง

ถ้าต้องพิมพ์ออกกระดาษ

ถ้ามีเครื่องพิมพ์ที่ตั้งค่าไว้แล้ว สามารถกด Ctrl + P เพื่อเปิดหน้าต่างพิมพ์

ก่อนกดพิมพ์จริง ให้ตรวจดูสามอย่าง:

• ชื่อเครื่องพิมพ์ถูกต้องหรือไม่
• จำนวนหน้าที่จะพิมพ์ถูกต้องหรือไม่
• จำนวนชุดเป็น 1 ชุดหรือไม่

ถ้าไม่แน่ใจ ให้กดยกเลิกก่อน ดีกว่าพิมพ์ผิดออกมาหลายแผ่น

แบบฝึกเล็ก ๆ

ลองสร้างเอกสารใหม่ แล้วพิมพ์ข้อความ 5 บรรทัด:

1. ชื่อของฉัน
2. วันที่
3. สิ่งที่ฉันอยากฝึกในคอมพิวเตอร์
4. โปรแกรมที่ฉันอยากใช้ให้คล่อง
5. ประโยคสรุปสั้น ๆ

จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ว่า แบบฝึก Microsoft Word ครั้งแรก แล้วบันทึกไว้ใน Documents

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

บางคนพิมพ์เสร็จแล้วปิดโปรแกรมทันทีโดยไม่บันทึก ทำให้งานหายหรือหาไม่เจอ ควรกด Ctrl + S ตั้งแต่เริ่มมีข้อความสำคัญ

อีกเรื่องคือจัดตัวหนา สี และขนาดเยอะเกินไปจนอ่านยาก ให้เริ่มจากข้อความธรรมดาก่อน แล้วค่อยจัดเฉพาะหัวข้อหรือคำสำคัญ

สรุปสั้น ๆ

Microsoft Word ใช้สำหรับพิมพ์และจัดรูปแบบเอกสาร เริ่มจากเปิด Word เลือกเอกสารเปล่า พิมพ์ข้อความ บันทึกไฟล์ และเปิดกลับมาแก้ไขได้เมื่อจำเป็น